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So organisieren Sie Ihr Büro

So organisieren Sie Ihr Büro

Das Problem kennen vor allem Freiberufler und Selbstständige, die sich noch keine Mitarbeiter für die Verwaltung leisten können, nur zu gut. Weil die Arbeit, mit der das Geld verdient wird, im Vordergrund steht, bleiben die Aufgaben in der Verwaltung nur allzu oft liegen. Die Folge: Das Büro droht im Chaos zu versinken. Sie brauchen in diesem Fall also eine gute Büroorganisation, was leichter ist, als es auf den ersten Blick erscheint. Beispielsweise können Sie schon jetzt einen Jahresplaner 2019 drucken lassen.

Der Jahresplaner: ein hilfreiches Ordnungs-Tool

Ein erster Schritt für eine bessere Büro-Organisation kann darin bestehen, dass Sie sich einen Jahresplaner von viaprinto zulegen. Die Mitarbeiter dieser Online-Druckerei sind Spezialisten in ihrem Bereich, was sich auch an den hohen und selbst gesetzten Qualitätsstandards der Produkte zeigt. Auf dem Markt ist das Unternehmen mit rund 100 Mitarbeitern bereits seit 2010. Wenn Sie einen Jahresplaner 2019 drucken lassen, können Sie darin alle wichtigen Termine eintragen und haben schon am Anfang der Arbeitswoche alle Termine im Überblick.

Es empfiehlt sich jedoch, dass Sie in den Jahresplaner nicht nur die Kundentermine, sondern auch alle wichtigen Termine rund um Ihr Unternehmen eintragen. Dazu gehören beispielsweise die Termine beim Steuerberater oder die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung. Hilfreich ist es beispielsweise, wenn Sie am Ende des Arbeitstages bereits die Tätigkeiten des Folgetages planen. Als Hilfsmittel dafür können Sie einen Jahresplaner 2019 drucken lassen und sich darin stichpunktartige Notizen machen. Das bringt den Vorteil mit sich, dass Sie sich schon auf einen Blick in die anstehenden Aufgaben hineinversetzen und direkt loslegen können.

Das Herzstück der Büroorgansiation: die Ablage

Wenn Sie einen Jahresplaner 2019 drucken lassen ist das schon ein wichtiger, aber nur ein erster Schritt hin zu einer besseren Büroorganisation. Selbst wenn Sie unnötigen Papierkram und Schriftverkehr nach Möglichkeit vermeiden, sammeln sich im Lauf einer Arbeitswoche doch jede Menge Unterlagen an, die sortiert werden wollen.

Ein gutes und transparentes Ablagesystem ist deshalb das A und O. Schließlich müssen nicht nur Sie selbst Informationen schnell finden, sondern gegebenenfalls auch Mitarbeiter oder Kollegen, die Sie bei einem Projekt unterstützten. Ein gutes Ablagesystem lässt sich aber mit geringem Aufwand und ein wenig Selbstdisziplin auch lernen.

So sollten Sie zunächst genau festlegen, an welchem Ort Sie die Dokumente aus Papier oder auf dem PC ablegen. Das erleichtert das spätere Auffinden der Unterlagen ungemein. Weil nicht alle Dokumente für einen bestimmten Mindestzeitraum aufgehoben werden müssen, sollten Sie Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen, entsorgen. Dabei müssen Sie jedoch zwischen den gesetzlichen und den internen Aufbewahrungsfristen unterscheiden. Es kann nämlich durchaus sein, dass Sie für die Erstellung eines Angebotes auf Daten aus vorherigen Jahren zurückgreifen möchten, obwohl Sie diese schon längst entsorgen könnten. Und zu guter Letzt hilft ein Registraturplan beim Erstellen der Ablage, weil Sie daraus ersehen können, wo welches Dokument abgelegt ist.

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