Digitalisierung im privaten Rahmen: Der Umgang mit Dokumenten

Auch wenn die Digitalisierung im Alltag schleichend voranschreitet, zeigt sich auf den Schreibtischen und Aktenordnern der Nation immer noch eine andere Lage. Während in Unternehmen das papierlose Büro längst zu einem Ziel geworden ist, schlagen sich vor allem private Haushalte, Freelancer und kleine Unternehmen mit einer riesigen Menge an Papieren herum. Das liegt mitunter auch an Gesetzen für die Aufbewahrung bestimmter Dokumente, an der Menge an Post, die man bekommt und dem eigenen Wunsch einer sauberen Archivierung. Wie kriegt man es also hin, den eigenen Haushalt oder das eigene Büro richtig zu digitalisieren?

Das papierlose Büro mit einfachen Mitteln realisieren

Was für gewerbliche Einrichtungen gilt, gilt natürlich im kleinen Rahmen für private Haushalte. Die Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten ist in der Regel und dank der Entwicklungen in den letzten Jahren mit recht einfachen Mitteln möglich. Es braucht eigentlich nur einen Scanner oder ein entsprechendes Komplettgerät und schon können die entsprechenden Dokumente digitalisiert werden. In diesem Prozess lohnt es sich natürlich auch, wenn man sich auch noch eine entsprechende Lösung im Internet zulegt. Hier lassen sich die Dokumente einfach ablegen. Es gibt entsprechende Lösungen, die für private Haushalte ausreichend sind aber auch komplexe Anwendungen, die eine Sortierung für den Einsatz zu Businesszwecken erlauben, so dass auch alle Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen können.

Eine Herausforderung, besonders bei Unternehmen, ist die Aufbewahrung und sichere Entsorgung von Dokumenten auf Papier. Zwar stellen Finanzämter inzwischen auch digitale Optionen zur Verfügung, eine Aufbewahrungspflicht für manche Dokumente in Originalform gibt es aber noch immer. Diese lassen sich aber in der Regel auf ein Minimum reduzieren. Wer keinen Bedarf mehr für ganze Reihen an Aktenordnern hat, sollte sich dann eine Lösung für die professionelle Aktenvernichtung holen. Schließlich geht es hier in der Regel um sensibelste Dokumente und Geheimnisse des eigenen Unternehmens – da will man sich sicher sein, dass diese vertraulichen Dokumente auch wirklich vernichtet werden.

Professionelle Lösungen erlauben den Umstieg

Alles in allem ist es also eine Frage der richtigen Lösungen. Dass sich gerade in Deutschland so lange viele Unternehmen damit schwer getan haben, auf ein papierloses Büro zu wechseln, hat mit Sicherheit mit einer Vielzahl der Gesetze in Deutschland zu tun. Mit professionellen Lösungen, die inzwischen in den verschiedensten Preisbereichen zur Verfügung stehen, sollte das aber eigentlich ganz einfach sein. Das beginnt schon bei einen Blick auf die Aktenvernichtung Kosten. Eine Lösung vom Profi muss hier nicht viel Kosten und bietet eine sichere Entsorgung von sensiblen Dokumenten ganz im Sinne der eigenen Ansprüche. Das gleiche Prinzip gilt auch für alle anderen Bereiche, die mit der Digitalisierung im Büro verbunden sind.

Ob nun ein einfacher Scanner oder eine Komplettlösung, mit der die Dokumente auch noch ganz automatisch in der Cloud gespeichert werden – es gibt viele gute Gründe, warum man auf eine Digitalisierung der eigenen Dokumente setzen sollte. Das gilt auch für die privaten Haushalte, denn gerade hier braucht es einen Großteil der Dinge nicht in Papierform, die man sich in irgendwelchen Schränken in Aktenordnern bewahrt.